Quellensteuer bei ausländischen Mitarbeitenden abrechnen

Beschäftigt deine Reinigungsfirma ausländische Mitarbeitende, kommt oft die Quellensteuer ins Spiel, unabhängig davon, ob du ein Einzelunternehmen oder ein grösseres Team führen. Wer als Arbeitgeber die Quellensteuer korrekt abziehen, abrechnen und ausweisen muss, hängt allein vom Aufenthaltsstatus der einzelnen Person ab. Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Begriffe, Pflichten und Tarifcodes verständlich.

Wer ist quellensteuerpflichtig?

Quellensteuerpflichtig sind Angestellte mit Wohnsitz in der Schweiz, die keine Niederlassungsbewilligung C besitzen; dazu gehören insbesondere die Ausweise B, L, G, F und Ci. Nicht quellensteuerpflichtig sind dagegen:

• Schweizer Bürger:innen,
• Personen mit einer Niederlassungsbewilligung C,
• Personen, die mit einer Schweizerin/einem Schweizer oder einer Person mit C-Bewilligung verheiratet sind.

Entscheidend ist ausschliesslich der Aufenthaltsstatus der einzelnen Mitarbeitenden. Die Pflicht ist dabei völlig unabhängig von der Grösse des Betriebs. Auch ein Einzelunternehmen mit einer einzigen Reinigungskraft muss abrechnen, sobald diese Person die Voraussetzungen erfüllt. Der Abzug ist zudem zwingend und kann von Arbeitgeber oder Mitarbeitender nicht abgewählt werden.

Die Pflicht endet automatisch ab dem Folgemonat nach Erhalt der Niederlassungsbewilligung C oder nach einer Heirat mit einer Schweizer Bürgerin/einem Schweizer Bürger bzw. einer Person mit C-Bewilligung.

Pflichten des Arbeitgebers

• Anmeldung beim zuständigen kantonalen Steueramt (in der Regel dem Kanton, in dem der Betrieb seinen Sitz hat).
• Die Quellensteuer monatlich vom Lohn abziehen und an die Steuerbehörde abführen.
• Grundsätzlich jeden Monat abrechnen; längere Perioden nur auf Antrag mit Bewilligung des Kantons (KS 45 Ziff. 9.3.1).
• Den Abzug separat auf der Lohnabrechnung ausweisen.

Die Tarifcodes: A, B, C und H

Jede quellensteuerpflichtige Person erhält einen dreistelligen Tarifcode nach dem Schema [Buchstabe][Kinderzahl][Y/N]. Der Buchstabe steht für die Personengruppe:

Code	Personengruppe
A	Ledig / alleinstehend
B	Verheiratet, ein Erwerbseinkommen (Alleinverdiener)
C	Verheiratet, Doppelverdiener (beide Ehepartner erwerbstätig)
H	Alleinerziehend bzw. mit Kindern im gleichen Haushalt

Die Ziffer danach gibt die Anzahl unterhaltsberechtigter Kinder an (0 bis 9), das abschliessende Y oder N zeigt an, ob die Person kirchensteuerpflichtig ist. Beispiel: A0N steht für eine ledige Person ohne Kinder und ohne Kirchensteuerpflicht.

Wie wird die Quellensteuer berechnet?

Die Quellensteuer ergibt sich aus Monatsbrutto × Tarifsatz, wobei der Tarifsatz aus der kantonalen ESTV-Tariftabelle für den jeweiligen Tarifcode und die Lohnhöhe abgelesen wird. Die konkreten Prozentsätze sind kantons- und einkommensabhängig und lassen sich deshalb hier nicht pauschal nennen; massgeblich sind immer die offiziellen Tarifdateien der ESTV für den Wohnsitzkanton der Person.

Bezugsprovision für den Arbeitgeber

Als Entschädigung für den administrativen Aufwand darf der Arbeitgeber eine Bezugsprovision von der abgelieferten Quellensteuer einbehalten. Das Bundesrecht setzt den Rahmen auf 1 bis 2 % (Art. 88 Abs. 4 DBG), den genauen Satz bestimmt der Kanton. Der Kanton St. Gallen gibt zum Beispiel 2 % bei elektronischer Abrechnung (ELM / eQST) und 1 % auf Papier. Wer Fristen verpasst, kann die Provision je nach Kanton verlieren.

Häufige Fehler

• Bezugsprovision nicht einbehalten. Sie steht dem Betrieb zu, je nach Kanton 1 bis 2 % der Steuer. Wer die volle Summe abliefert, verschenkt Geld für Arbeit, die er ohnehin leistet.
• Provision auf den Bruttolohn gerechnet. Die Provision bemisst sich an der Quellensteuer, nicht am Lohn. Bei CHF 4'500.00 Brutto und 8.5 % Tarif sind 2 % von CHF 382.50 gleich CHF 7.65 und nicht CHF 90.00.
• Tarifcode nie überprüft. Zivilstand, Kinder und die Erwerbstätigkeit des Partners ändern den Code. Eine Heirat oder Geburt wirkt auf den Tarif, wird aber selten von selbst gemeldet.
• Kanton verwechselt. Massgeblich ist der Tarif des Wohnsitzkantons der Person, nicht der Sitz des Betriebs und nicht der Einsatzort. Nur bei Personen ohne Wohnsitz in der Schweiz (zum Beispiel Grenzgänger) gilt der Kanton des Arbeitgebers.

Nachträgliche ordentliche Veranlagung (NOV)

Ab einem Jahreslohn von CHF 120'000 ist eine nachträgliche ordentliche Veranlagung (NOV) obligatorisch; darunter kann die ansässige Person diese auf Antrag beantragen. Die NOV ändert nichts am monatlichen Quellensteuerabzug durch den Arbeitgeber; sie betrifft ausschliesslich die spätere ordentliche Steuerveranlagung der betroffenen Person.