Tagesgeschäft
Dashboard
Der Startbildschirm fasst den Betrieb in einem Blick zusammen: offene und überfällige Rechnungen, Umsatz dieses Monats und im Jahr, fällige Aufgaben sowie die heutigen Einsätze. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Einsätze und können direkt einstempeln.
Beispiel: „CHF 4'820 offen · 2 Rechnungen überfällig · 7 Aufgaben fällig · 3 Einsätze heute".
Einsatzplan
Wochen- und Tageskalender mit Drag&Drop. Jeder Mitarbeitende hat eine eigene Farbe; ein Klick auf ein freies Feld öffnet den Zuteil-Dialog (vorbefüllt mit Datum und Uhrzeit). Fällige Aufgaben erscheinen automatisch als graue, noch nicht zugeteilte Termine, genehmigte Ferien als gelbe Ganztags-Balken. Mitarbeitende sehen ihren eigenen Plan und stempeln aus dem Einsatz heraus ein.
Beispiel: „Maria Keller, Di 08:00–11:30, Wohnüberbauung Sonnhalde — per Drag&Drop auf Mittwoch verschoben".
Zeiterfassung
Ein- und Ausstempeln mit Live-Timer, Pausen und einem „verrechenbar"-Schalter — oder manuelle Einträge nachtragen. Die Wochenansicht zeigt Stunden pro Tag und Liegenschaft. Admins sehen in der Team-Übersicht alle Mitarbeitenden mit Wochen-/Monatsfilter, Summen und können Stunden freigeben. Freigegebene, verrechenbare Zeiten lassen sich später direkt in eine Rechnung übernehmen.
Beispiel: „08:02 eingestempelt, 30 Min Pause, 11:47 ausgestempelt → 3:15 h verrechenbar".
QR-Scan vor Ort Alleinstellungsmerkmal
Jede Liegenschaft hat einen druckbaren QR-Code (z. B. im Putzraum). Die Reinigungskraft scannt ihn mit dem Handy und sieht sofort die offenen Aufgaben dieses Objekts, hakt sie ab, fügt bei Bedarf ein Foto und eine Notiz als Nachweis hinzu — und kann direkt einstempeln. So ist jederzeit dokumentiert, was wann von wem erledigt wurde.
Beispiel: „QR an Treppenhaus B gescannt → ‚Fenster reinigen' abgehakt mit Foto, 09:14 Uhr".
Spesen
Auslagen erfassen mit Datum, Kategorie, Betrag (brutto inkl. MwSt), Zahlungsart (Firmenkarte/Privat/Bar) und optionalem Beleg-Foto oder -PDF. Mitarbeitende erfassen und sehen nur ihre eigenen offenen Spesen; Admins genehmigen oder lehnen ab. Für die Buchhaltung gibt es einen Export als PDF und CSV, gruppiert nach Kategorie und Zahlungsart; die Vorsteuer wird automatisch herausgerechnet.
Beispiel: „Reinigungsmittel CHF 48.60 (Privat ausgelegt), Beleg fotografiert → vom Admin genehmigt".
Ferien
Mitarbeitende beantragen Ferien (Werktage werden automatisch vorberechnet), Admins genehmigen oder lehnen ab — oder tragen direkt ein. Das Kontingent ergibt sich aus dem Anspruch im Arbeitsvertrag minus bezogener Tage. Genehmigte Ferien erscheinen automatisch im Einsatzplan, damit niemand versehentlich verplant wird.
Beispiel: „Antrag 14.–18. Juli (5 Tage) → genehmigt, Restkontingent 17 Tage".
Stammdaten
Kunden
Kundenverwaltung für Firmen und Privatpersonen mit Stammdaten, optional abweichender Kontakt-/Rechnungsadresse, hinterlegtem Rabatt und Zuordnung zu einem Vermittler. Pro Kunde lassen sich Dokumente (Verträge, Pläne) hochladen. Kunden mit Liegenschaften sind gegen versehentliches Löschen geschützt.
Beispiel: „Sonnhalde Immobilien AG, 5 % Rabatt, Rechnung an Verwaltung Treuhand Müller".
Liegenschaften
Objekte pro Kunde mit Adresse, druckbarem QR-Code für die Vor-Ort-Kontrolle, Angaben zu Eigentümer und Gewerk-Kontakten (Hauswart, Heizung, Lift) sowie einem Material-Bedarf pro Objekt. Liegenschaften sind die Klammer, an der Aufgaben, Einsätze und Zeiten hängen.
Beispiel: „Wohnüberbauung Sonnhalde, Haus B — Hauswart Herr Brunner 079…, QR-Code im Putzraum".
Aufgaben & Intervalle
Wiederkehrende Aufgaben pro Liegenschaft mit Intervall von täglich bis jährlich (oder einmalig). Eine Fälligkeits-Engine rechnet aus, was fällig oder überfällig ist; jede Erledigung wird protokolliert und schiebt die nächste Fälligkeit vor. Fällige Aufgaben tauchen im Einsatzplan und in der Scan-Ansicht auf.
Beispiel: „Treppenhaus wöchentlich, Tiefgarage monatlich, Fenster 2× jährlich".
Material
Ein Materialkatalog mit Preisen ermöglicht die Schnellauswahl in Offerten und Rechnungen (mit Preis-Snapshot zum Zeitpunkt der Verwendung). Zusätzlich lässt sich pro Liegenschaft ein Material-Bedarf festhalten und bei Bedarf in eine Rechnung übernehmen.
Beispiel: „Allzweckreiniger 5 L — CHF 18.50, in Rechnung Sonnhalde übernommen".
Verkauf & Finanzen
Offerten
Offerten mit beliebigen Positionen (Menge, Einheit, Preis, MwSt-Satz), automatischer MwSt-Gruppierung und Rabatt. Jede Offerte bekommt eine fortlaufende Nummer pro Jahr und einen Status (Entwurf, versendet, angenommen, abgelehnt). Ausgabe als saubere Druckansicht oder als PDF im Markendesign. Eine angenommene Offerte wird per Klick zur Rechnung.
Beispiel: „OF-2026-014, Unterhaltsreinigung pauschal CHF 1'200/Monat → angenommen".
Rechnungen & Schweizer QR Swiss QR-Bill
Rechnungen entstehen auf drei Wegen: manuell, aus einer angenommenen Offerte oder aus verrechenbaren Zeiten (automatisch pro Liegenschaft aggregiert). Beim Festschreiben vergibt Timean eine lückenlose Nummer und — bei QR-IBAN — eine QRR-Referenz und sperrt die Rechnung. Der normgerechte Schweizer QR-Zahlteil wird ins PDF eingebettet. Status von versendet über bezahlt bis Mahnung; auch reine Pauschalbeträge sind möglich. Mit «Per E-Mail senden» öffnet sich Ihre Mail-App mit der PDF im Anhang und vorbereitetem Begleittext — mit KI-Add-on formuliert die KI den Text auf Wunsch individuell; die App vermerkt sichtbar, wann versendet wurde.
Beispiel: „RE-2026-031, CHF 1'292.40 inkl. 8,1 % MwSt, QR-Zahlteil mit Referenz — per Banking-App scanbar".
Wiederkehrende Rechnungen Neu
Für Kunden mit Monatspauschale legen Sie einmal eine Vorlage an — Kunde, Positionen und Rhythmus (monatlich, quartalsweise oder jährlich). Timean erzeugt die Rechnung dann automatisch am Stichtag: wahlweise als Entwurf zur Kontrolle oder direkt festgeschrieben mit Nummer und QR-Referenz. Nie mehr am Monatsanfang von Hand fakturieren.
Beispiel: „Unterhaltsreinigung Monatspauschale, CHF 1'450 — erscheint jeden 1. automatisch als Rechnung 07/2026, 08/2026, …".
Zahlungsabgleich Neu
Laden Sie den Kontoauszug Ihrer Bank hoch (camt.053 — jedes Schweizer E-Banking bietet diesen Export). Timean gleicht die Gutschriften über die QR-Referenz mit Ihren offenen Rechnungen ab: Exakte Treffer werden automatisch als bezahlt markiert, Abweichungen und unbekannte Zahlungen landen auf einer Kontrollliste. Schluss mit dem Abhaken von Hand.
Beispiel: „12 Gutschriften hochgeladen — 10 Rechnungen automatisch bezahlt, 1 Betragsabweichung zur Kontrolle, 1 ohne Zuordnung".
Mahnwesen
Zu überfälligen Rechnungen erzeugt ein Generator einen passenden Mahntext — wählbar nach Tonalität, Sprache und Länge. Wichtig: Betrag und IBAN werden immer aus den echten Rechnungsdaten angehängt, nie von der KI erfunden. Versand per Kopieren, mailto oder „als Mahnung markieren".
Add-on Die automatische Formulierung per KI ist ein optionales Add-on (+ CHF 15/Monat). Ohne Add-on steht das Mahnwesen mit Vorlagentexten für alle bereit.
Beispiel: „Freundliche Zahlungserinnerung zu RE-2026-018, CHF 640.00, neue Frist 10 Tage".
Vermittler & Provisionen
Externe Akquisiteure werden als Vermittler erfasst und Kunden zugeordnet. Für einen Zeitraum schlägt Timean alle festgeschriebenen Rechnungen der vermittelten Kunden vor; der Provisionsbetrag ist pro Rechnung frei eintragbar (Vorschlag = Satz × Nettoumsatz). Daraus entsteht eine nummerierte Provisionsabrechnung als PDF, optional mit Beleg-Anhang.
Beispiel: „Vermittler R. Frei, 8 % auf 3 Rechnungen Q2 → Abrechnung PR-2026-004, CHF 310.00".
Auswertungen
Kennzahlen zu Umsatz, offenen Posten und Stunden, dazu CSV-Exporte (Zeiten, Rechnungen, Kunden) und schöne Listen-PDFs für Rechnungen und Spesen — alles inklusive. Die Lohn-/Personalkosten-Übersicht (verknüpft Zeiterfassung mit den Arbeitsverträgen und zeigt Soll-/Ist-Stunden, Lohnkosten, verrechenbaren Ertrag und Marge je Mitarbeitenden) gehört zum optionalen Add-on Lohnwesen (+ CHF 29/Mt.).
Beispiel (inklusive): „Juni: Umsatz CHF 18'400 aus 42 Rechnungen, 8 offene Posten". Mit Lohn-Add-on zusätzlich: „Lohnkosten CHF 11'250, Marge 39 %".
Verwaltung
Mitarbeiter & Arbeitsverträge
Mitarbeitende mit Rolle (Administrator oder Mitarbeiter), fein einstellbaren Bereichsrechten (welche Tabs jemand sehen darf) und Kalenderfarbe. Pro Person lassen sich Arbeitsverträge erstellen — mit Generator für die Vertragsklauseln, digitaler Unterschrift (Arbeitgeber + Arbeitnehmer) und Vertrags-PDF. Das gesamte Lohnwesen — Lohnrapport aus Vertrag und erfassten Stunden, Lohnabrechnungen, Lohn-/Personalkosten-Übersicht, Quellensteuer, Lohnausweis und AHV/Suva — ist Teil des optionalen Add-ons Lohnwesen (+ CHF 29/Mt.).
Beispiel: „Maria Keller, 60 % Pensum, Stundenlohn CHF 28.50, Vertrag beidseitig digital unterschrieben".
Einstellungen & Branding
Firmenstammdaten, IBAN/QR-IBAN, MwSt-Angaben, Zahlungsfrist und Nummernkreise an einem Ort. Logo hochladen und eine app-weite Markenfarbe wählen — ein einziger Regler färbt die gesamte Oberfläche, das App-Icon und die Belege. Dazu manuelle Backups sowie Wiederherstellung/Import der Datenbank.
Beispiel: „Markenfarbe auf Firmenblau gestellt → UI, Icon und Rechnungs-PDF passen sich sofort an".
Protokoll
Ein Audit-Protokoll hält wichtige Aktionen nachvollziehbar fest — etwa gelöschte Rechnungen, eingespielte Backups oder geänderte Einstellungen. So bleibt jederzeit transparent, wer wann was getan hat.
Beispiel: „30.06. 14:12 — Backup eingespielt (Demo Admin)".
Mobile / PWA
Timean ist eine installierbare Web-App (PWA): Ihre Mitarbeitenden fügen sie zum Homescreen hinzu und nutzen sie wie eine native App — ohne App-Store. Gerade die Vor-Ort-Bedienung per QR-Code, Zeiterfassung und Aufgaben-Abhaken ist für das Handy optimiert.
Beispiel: „Auf dem iPhone zum Home-Bildschirm hinzugefügt — öffnet im Vollbild mit Timean-Icon".
Am besten selbst ausprobieren
Sie haben jetzt jede Funktion gesehen — testen Sie Timean 7 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Liegenschaften.