Schweizer QR-Rechnung für Reinigungsfirmen erstellen

Seit 2022 gibt es in der Schweiz keine roten oder orangen Einzahlungsscheine mehr; sie wurden vollständig durch die Schweizer QR-Rechnung abgelöst. Für Reinigungs- und Hauswartungsfirmen, die viele Rechnungen an Verwaltungen und Liegenschaftsbesitzer:innen stellen, lohnt es sich, das Format richtig zu nutzen, denn es spart beim Zahlungsabgleich viel manuelle Arbeit.

Was ist die Schweizer QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung löste die alten Einzahlungsscheine ab und besteht aus einem normierten Zahlteil mit dem Swiss QR Code. Dieser codiert alle relevanten Zahlungsinformationen (Betrag, Empfänger, IBAN und Referenz) maschinenlesbar nach dem internationalen Nachrichtenstandard ISO 20022. Rechnungsempfänger:innen scannen den Code einfach mit der Banking-App, alle Felder werden automatisch korrekt ausgefüllt.

QR-IBAN mit QR-Referenz oder normale IBAN mit Mitteilung

Bei einer QR-Rechnung gibt es zwei zulässige Varianten:

• QR-IBAN + QR-Referenz (QRR): Eine spezielle, bei der Bank bezogene QR-IBAN wird mit einer strukturierten, eindeutigen Referenznummer kombiniert.
• normale IBAN + Mitteilung: Eine gewöhnliche Kontoverbindung wird mit einem freien Text als Zahlungszweck versehen, ohne strukturierte Referenz.

QR-IBAN oder normale IBAN: die Entscheidung in einer Tabelle

	QR-IBAN mit QR-Referenz	Normale IBAN mit Mitteilung
Referenz	27-stellige QR-Referenz, strukturiert	Freitext ohne feste Form
Zahlungsabgleich	automatisch, eindeutig pro Rechnung	manuell, Zuordnung über Betrag und Name
Voraussetzung	separate QR-IBAN von der Bank	bestehende IBAN genügt
Fehleranfällig bei	—	Teilzahlungen, gleichen Beträgen, fehlender Mitteilung
Geeignet für	wiederkehrende Rechnungen, viele Kunden	Einzelrechnungen, kleine Volumen

Für eine Reinigungsfirma mit monatlich wiederkehrenden Rechnungen an dieselben Liegenschaften spricht praktisch alles für die QR-IBAN: Erst die strukturierte Referenz macht den Zahlungsabgleich zuverlässig, weil zwei Kunden mit identischer Monatspauschale sonst kaum zu unterscheiden sind.

Häufige Fehler bei der QR-Rechnung

• QR-Referenz mit normaler IBAN kombiniert. Die QR-Referenz setzt eine QR-IBAN voraus. Umgekehrt gilt: Mit einer QR-IBAN muss eine QR-Referenz verwendet werden; die Kombination ist nicht frei wählbar.
• Referenz ohne Prüfziffer erzeugt. Die QR-Referenz endet auf eine Prüfziffer nach Modulo 10 rekursiv. Selbst hochgezählte Referenzen ohne korrekte Prüfziffer werden von der Bank abgewiesen.
• Zahlteil nachträglich verändert. Betrag und Referenz stecken im QR-Code. Wer den Betrag im Text korrigiert, ohne den Code neu zu erzeugen, erhält eine Zahlung über den alten Betrag.
• Rechnung als Bild verschickt. Der Zahlteil muss als druckbares Dokument in Originalgrösse vorliegen. Ein skalierter Screenshot lässt sich am Automaten oft nicht einlesen.
• Teilzahlungen nicht vorgesehen. Auch mit QR-Referenz kann ein Kunde zu wenig überweisen. Der Abgleich muss offene Restbeträge erkennen, statt die Rechnung als bezahlt zu markieren.

Automatischer Zahlungsabgleich

Der eigentliche Vorteil zeigt sich beim Zahlungseingang: Wird mit QR-IBAN und QR-Referenz fakturiert, liefert die Bank die Referenznummer im camt.053- Kontoauszug mit. Eine Buchhaltungs- oder Verwaltungssoftware kann so automatisch erkennen, welche Rechnung beglichen wurde, ohne dass jemand Zahlungen manuell den offenen Posten zuordnen muss. Bei einer normalen IBAN mit freier Mitteilung ist dieser automatische Abgleich nicht zuverlässig möglich.

Was das für Reinigungsfirmen bedeutet

• Rechnungen an Verwaltungen und Eigentümerschaften werden von der Empfängerseite ohne Medienbruch bezahlt: einfach scannen statt abtippen.
• Mit QR-IBAN und QRR lässt sich das Mahnwesen automatisieren: Die Software erkennt selbst, welche Rechnungen noch offen sind.
• Der QR-Zahlteil muss normgerecht erzeugt werden. Eine spezialisierte Software übernimmt Prüfziffern, Layout und Referenzformat korrekt.